你敢关闭公司的内部邮件系统吗?

用内部邮件来进行沟通与协作,一直被认为是一件高效率的事情。很多职场白领每天都在收发邮件中完成一天的工作。但是不知道从何时起,大家对内部邮件系统的态度悄然改变。改变的原因从下图可窥见一斑。

这么多未读邮件,是个人恐怕都要懵圈了,不知道该从何入手。

小编特意做了个调查,总结起来,无非是这几点原因让大家对邮件系统爱恨交加:

  • 通知多、事务杂,要么漏看要么误办,很难走心;

  • 一大堆然而并没有什么用的公告占据了你邮箱的半壁江山;

  • 一句“收到后请立即回复”硬生生地打乱了你的工作节奏;

  • 任务分配邮件一封接一封却很难把一项任务安排解释清楚;

  • 根本不适合电子邮件传递的内容,却拒绝采用其他交流方式。

虽然内部邮件系统有诸多弊端,但是真正敢关闭内部邮件系统的勇士,还在少数。因为邮件所具有的沟通、协作、存储功能在日常办公中显得尤为重要。但是eteams等办公协同类软件平台兴起后,在内部沟通和合作中摒弃内部邮件、使用新兴社交网络系统已成为职场新风尚,并成为吸引人才的杀手锏和提高工作效率与质量的利器。



那么新兴办公软件平台是如何PK掉传统内部邮件系统的呢?


1
通知一键直达不给你错过重要消息的机会


以eteams为代表的新型办公软件平台在通知方式上做了很大的改进。首先是彻底解决了然并卵却占据半壁江山的“通知公告”。eteams中非紧急重要的公告类型的通知,采用了公告面板的形式。这样管理员更改公告后,员工在首页登录后就会看见相应的通知。而未读人员名单也会显示出来,方便通知发布人私聊告知。“团队公告”的功能消灭了一大堆对员工而言没有特别大意义的内部邮件,减少了邮件收发的时间。

其次是改进了通知下达方式,用流程下发,需要“确认”回复。通知流程下发一秒内,你的电脑、手机都会收到消息提醒,所以再也不用担心错过重要通知了。



2
任务分派到人重要事项再也不会漏办

不用内部邮件之后任务该如何分派?这是每位领导都无比关心的问题。以任务协作为核心的办公平台上线后,省去了长篇累牍的任务分配赘述,直接创建任务分配给对应的人员去处理;需要其他同事配合的时候不再需要把任务进程整理成一篇篇邮件打包转发,直接@一下小伙伴,任务进程即可一目了然、轻松参与进来。重要任务还可标记紧急程度,让参与人加急处理。这样,重要事项漏办的情况再也不会出现了。


3
执行过程全记录工作留存有保证


很多公司选用内部邮件的一个重要原因是任务执行过程中的往来记录可全部保存,需要时可及时调取。万万没想到,现在的办公协作平台不仅能做到沟通记录全保存,连任务的操作情况都能保存,上传个附件、更新了内容、添加了评论、更改了日期等等一系列小动作系统都会一一记录。所以任务执行过程中,可复制的宝贵经验,需要修正的小插曲,都可以在“操作日志”中一一找到。可能这些动作微不足道,但点滴汇聚后,会演变成公司成功的利器。



4
移动的文件夹文件存储分享更便捷


邮件中的附件上传、下载、转发功能是其核心亮点,但没想到也被办公协作平台所取代了。在eteams等办公协作平台中,拥有文件夹模块,不仅仅支持文件的上传与下载,还拥有强大的分享功能。机密文件可以存储到云端,只供自己和特定领导查看;开放的文件可存储至公共文件夹供全体员工查看。所以在该平台上的文件,超越了其本身的意义,既可止于成员之间,也可在成员之间流通。


如今,随着办公协作平台的日益普及,越来越多的办公人士得以从一堆的未读邮件中解放出来。解放只是一个动作,但其中释放出的巨大效率,将会推到团队发展到另一个高度。所以,看完了这篇文章,你敢关闭公司内部邮件系统了吗?


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